Dienstenwijzer Westland & Van der Toolen Consultancy

A. Inleiding
De wetgever hecht, evenals dat wij dat doen, waarde aan goede voorlichting op het gebied van verzekeringen. Daarom is wettelijk voorgeschreven aan welke punten een consultant / assurantietussenpersoon minimaal aandacht moet besteden in de voorlichting aan relaties of consumenten. In onze dienstenwijzer trachten wij dan ook zo goed mogelijk te voldoen aan de inhoud van deze wettelijke verplichting.

B. Wie zijn wij
Van der Toolen-Ebbers B.V., tevens handelend onder de naam Westland & Van der Toolen Consultancy, is een in 1996 opgericht consultancybureau / assurantietussenpersoon, dat adviseert op het gebied van verzekeringen en andere financiële diensten, met name voor bedrijven.
Ons vestigingsadres:
Holterweg 92, 7245 SK Laren
Ons postadres:
Postbus 132, 7240 AC Lochem

C. Leeswijzer
Onderstaand treft u het volgende aan:
1. Wat doen wij?
2. Specifieke verklaring werkzaamheden
2.1 Instructie beheer
2.2 Jaargesprek
2.3 Telefonische helpdesk
2.4 Steekproefcontrole
2.5 Provisiebeheer
2.6 Audit
2.7 Uitleg verzekerde inkomen aan de hand van benefits statement aan werknemers
2.8 Advisering bij waardeoverdracht en echtscheiding
2.9 Verzorging Personal Benefit Statement (PBS)
2.10 Adviestraject ten behoeve van de werkgever
3. Communicatie
4. Privacy
5. Wat verwachten wij van u?
6. Onze bereikbaarheid
7. Premiebetalingen
8. Onze relatie met verzekeraars en/of financiële instellingen
9. Onze beloning
10. Onze Kwaliteit
11. Beëindiging relatie
12. Klachten?
13. Ter afsluiting

1. Wat doen wij?

Wij zijn een onafhankelijke adviesorganisatie gespecialiseerd in inkomensverzekereringen voor groepen medewerkers, staf en directie. Wij verzorgen objectief advies in offertes en analyses. Wij zijn groot voorstander van zogenaamde netto tarieven (administratiekosten pensioenuitvoerder komen niet ten laste van het pensioen van de medewerkers) en zullen bij een toegezegde premieregeling altijd een netto tarief uitwerken.
Voor meer informatie hierover verwijzen wij u graag naar onze website www.pensioenpool.nl.

2. Specifieke verklaring werkzaamheden

Wij geven advies over pensioenen (ouderdoms-, vroeg-, en nabestaandenpensioen), ANW-hiaat-, arbeidsongeschiktheids- en verzuimverzekeringen. Al onze werkzaamheden hieromtrent hebben wij hieronder uitgewerkt.

• Module begeleiding en beheer
• Instructie beheer
• Jaargesprek
• Telefonische helpdesk
• Steekproefcontrole
• Provisiebeheer
• Audit
• Uitleg verzekerde inkomen aan de hand van personal statement aan werknemers
• Advies bij waardeoverdracht en echtscheiding
• Verzorging Personal Benefits Statement (PBS)
• Adviestraject ten behoeve van de werkgever

2.1 Instructie beheer
Het instructie beheer houdt in dat wij bij aanvang van de relatie of wijziging van de regeling bij u op kantoor de werkwijze af stemmen en aangeven waarop gelet moet worden bij het beheer, alsmede de mutatieverwerking.

Onder beheer verstaan wij het administratieve onderhoud van een inkomensverzekeringscontract. Wij denken hierbij aan bijvoorbeeld de controle van polisbescheiden, bewaking van een mutatietraject en de controle van de rekening-courantverhouding met verzekeraar.

2.2 Jaargesprek
Het jaargesprek houdt in dat één van onze inkomensverzekeringspecialisten jaarlijks een bezoek aflegt om de lopende vragen te beantwoorden en de actualiteiten te bespreken. Het jaargesprek kan in combinatie met de Audit plaatsvinden (zie 2.6).

2.3 Telefonische helpdesk
De telefonische helpdesk houdt in dat bij vragen over verwerking, waardeoverdrachten, betalingen, voortgang, aanspraken, premies e.d. te allen tijde met ons kantoor gebeld kan worden voor uitleg of ondersteuning.

2.4 Steekproefcontrole
Steekproefsgewijs controleert uw accountmanager de rekening-couranten, polissen, aanhangsels etc. die worden opgemaakt door de verzekeraar. Het is onze ervaring dat hier vrij veel fouten uit worden gehaald.

2.5 Provisiebeheer
Indien afgesproken met de pensioenuitvoerder vergoedt deze de standaard 2% van de premie voor beheerwerkzaamheden. In de regel besteden wij 3 tot 5 dagen per jaar aan het administratieve beheer voor een relatie. Wij geven de voorkeur aan het op netto basis werken voor onze relaties (geen provisie).

2.6 Audit
Wij controleren bij voorkeur periodiek bij u op kantoor de output die verzekeraars leveren en maken van onze bevindingen een verslag.
Controle vindt plaats op de volgende punten:

• aanspraken (ouderdomspensioenen, nabestaandenpensioenen, wezenpensioenen, kapitalen, onttrekkingen)
• waardeoverdrachten (koopsommen en dienstjaren)
• boekingen in rekening-courant
• juridische stukken (recente wetgeving)
• controle en advies procedures i.v.m. administratieve vastlegging pensioen
• winstdeling
• controle juridische documenten

Onze Pensioenaudit duurt een halve dag tot 2 dagen en wordt op declaratiebasis verricht (ad. € 125,00 per uur) inclusief het maken van een verslag van onze bevindingen.

2.7 Uitleg verzekerde inkomen aan de hand van benefits statement aan werknemers
De begeleiding van en het advies aan de werknemer bestaat, indien gewenst, uit het houden van een presentatie voor het gehele personeel waarbij de aangeboden employee benefits worden uitgelegd. In ieder geval vinden bij opname in de regeling individuele uitleggesprekken plaats. Bij belangrijke gebeurtenissen zoals huwelijk, echtscheiding etc. kan eveneens om een individueel advies worden verzocht en eens in de 5 jaar vindt een individueel adviesgesprek plaats om te toetsen of de gemaakte keuzes nog aansluiten bij de persoonlijke situatie. Tevens kan, als daaraan behoefte is, een (periodiek) spreekuur worden ingesteld. Uw accountmanager komt dan naar de
onderneming om eventuele vragen van de werknemers te beantwoorden.

Verzoeken buiten de sfeer van de hierboven omschreven begeleiding en advies van de werknemer, zullen naar redelijkheid worden uitgevoerd. Indien voor een verzoek extra kosten in rekening gebracht zullen worden, zal dit voor het uitvoeren van het verzoek met de werknemer worden besproken.

De medewerker van WTC kan een terugkoppeling geven inzake de gevoelens van werknemers bij de organisatie. Doelstelling van de persoonlijke uitleg is informatieverstrekking over het verzekerde inkomen en de medewerker laten waarderen wat de werkgever allemaal voor de werknemers doet.

2.8 Advisering bij waardeoverdracht en echtscheiding
Waardeoverdrachten bij in- en uitdiensttreding en echtscheidingen zijn twee zeer ingewikkelde pensioenonderwerpen, waarbij persoonlijk advies niet mag ontbreken. Derhalve hebben wij advies bij waardeoverdracht en echtscheiding standaard opgenomen in de module.

2.9 Verzorging Personal Benefit Statement (PBS)
Het pensioenreglement (uitvoeringsovereenkomst) dient juridisch waterdicht te zijn en is daardoor voor zeer veel deelnemers nagenoeg onleesbaar. Dit is de reden dat wij een PBS verzorgen. In dit PBS zetten wij de van overheidswege getroffen voorzieningen, de door de werkgever getroffen regelingen en de individuele uitwerking voor de werknemer uiteen. Op deze wijze ziet de werknemer in één oogopslag wat zijn/haar inkomen is bij overlijden, arbeidsongeschiktheid en pensionering.

Communicatie over secundaire arbeidsvoorwaarden is van essentieel belang voor flexibele pensioenregelingen, waarbij medewerkers eigen keuzes kunnen maken. Alvorens een verantwoorde beslissing te kunnen nemen, zal de medewerker immers voldoende geïnformeerd moeten worden over de mogelijkheden én de consequenties van een keuze (wel/geen nabestaandenpensioen, verhoogde eigen bijdrage voor vroegpensionering, sparen voor extra pensioen, rendement-risicoverhouding van de diverse beleggingsfondsen, etc.). Het individuele pensioenrapport (PBS) is hiervoor een uitstekend middel.

Het individuele pensioenrapport wordt mondeling toegelicht aan medewerkers bij de werkgever op kantoor. Op deze wijze worden twee belangrijke doelen bereikt. De informatie over de secundaire arbeidsvoorwaarden worden optimaal gecommuniceerd en de medewerker is ten volle in de gelegenheid een eigen invulling te geven aan persoonlijke (pensioen-) wensen, onder begeleiding van ervaren deskundigen in deze voor de meeste mensen toch lastige materie. De waardering voor het verzekerde arbeidsvoorwaardenpakket stijgt hierdoor aanzienlijk en daarnaast wordt er extra invulling gegeven aan de informatieplicht van de Pensioenwet.

Standaard vergoeden pensioenuitvoerders 3% tot 6% van de premie voor persoonlijke uitleg aan medewerkers. E.e.a. is afhankelijk van de gemiddelde premie. Wij geven er de voorkeur aan om geen provisie te ontvangen, maar op declaratiebasis voor onze relaties te werken.

Het maken van een PBS vergt ons ca. 1 uur, de uitleg 45 minuten en de administratieve afhandeling ook 1 uur. Ook deze werkzaamheden verrichten wij liefst op declaratiebasis.

2.10 Adviestraject ten behoeve van de werkgever
In het adviestraject ten behoeve van de werkgever onderscheiden wij de volgende 5 disciplines:

• (risico)analyse volgens de AFM normen;
• advies over en bewaking van de prijs/prestatie-verhouding van gerealiseerde verzekeringsdekkingen (pensioenbeleid, soort toezegging, betaalbaarheid op termijn, dekkingen, pensioenniveau, etc); inkoop bij verzekeraars;
• controle en voortgang;
• verstrekking van management informatie.

Onze communicatie met u voeren wij in het Nederlands op één van de volgende manieren:

• schriftelijk;
• per e-mail;
• telefonisch;
• individueel gesprek.

In overleg is het ook mogelijk om in het Engels te communiceren.

4. Privacy

Uit hoofde van ons werk beschikken wij over gegevens van u als klant. Conform de Wet bescherming persoonsgegevens zullen deze niet zonder uw toestemming aan derden ter beschikking worden gesteld.

5. Wat verwachten wij van u?

1. In elk geval dat u tijdig de juiste gegevens verstrekt. Dit is in uw eigen belang. Mocht in geval van een calamiteit achteraf blijken dat u onjuiste of onvolledige informatie heeft gegeven, dan kan het zijn dat op grond van de verzekeringsvoorwaarden de verzekeraar gerechtigd is de uitkering niet of niet geheel te betalen. Werkgevers kunnen hierdoor een groot financieel risico lopen;.
2. Dat u wijzigingen m.b.t. persoonlijke omstandigheden en verzekerde zaken aan ons of de verzekeraar doorgeeft (bijvoorbeeld samenwonen, huwelijk, scheiding, overlijden van de partner etc.).
3. Wij verwachten van u dat u de ontvangen stukken controleert. Vooral bij telefonisch doorgegeven wijzigingen, maar ook in andere gevallen, kunnen in de communicatie fouten of misverstanden sluipen;
4. Indien u wijzigingen telefonisch aan ons doorgeeft, verzoeken wij deze ook schriftelijk per post, per fax of e-mail aan ons te bevestigen;
5. Wij onderhouden in principe voor u de contacten met de verzekeraars. Wanneer u onverhoopt toch (mondeling of schriftelijk) met de verzekeraar in contact komt, verzoeken wij u dit ook aan ons door te geven.

6. Onze bereikbaarheid

Wij vinden het belangrijk goed bereikbaar zijn voor onze relaties. Wij laten ook instructies achter op het antwoordapparaat. U kunt op de volgende manieren contact met ons opnemen:
Op werkdagen kunt u bij WTC terecht van 08.30-17.00 uur. Wij zijn telefonisch bereikbaar op nummer 0573-280717 en 0573-744006. Buiten kantooruren kunt u in spoedgevallen bellen met 06-55181615. U kunt ook altijd e-mailen naar info@wtc-advies.nl of onze website raadplegen: www.wtc-advies.nl

7. Premiebetalingen

Premiebetalingen geschieden via incasso door de verzekeraar. Als er kosten gemoeid zijn met de periodieke premiebetalingen, dan wordt u daarover vooraf ingelicht. Het is belangrijk dat u de premies tijdig voldoet. Indien u niet op tijd betaalt, kan de verzekeringsmaatschappij in bepaalde omstandigheden weigeren uit te keren. Ook kunnen de dan nog openstaande premietegoeden alsnog gerechtelijk worden geïncasseerd. De bijkomende kosten worden dan bij u in rekening gebracht. Kijk voor meer details in de betreffende polisvoorwaarden. Wanneer u op grond van de verzekeringsvoorwaarden recht heeft op gehele of gedeeltelijke premierestitutie, zullen wij namens u in overleg treden met de verzekeraar.

8. Onze relatie met verzekeraars en/of financiële instellingen

Wij zijn volledig adviesvrij, onafhankelijk en ongebonden. Dat wil zeggen dat wij in vrijheid en zonder contractuele verplichtingen financiële producten (verzekeringen) van de verzekeraars of financiële instellingen kunnen adviseren. Wij adviseren op basis van een objectieve analyse, waarin wij alle mogelijke verzekeraars kunnen aanbieden.

9. Onze beloning

Wij bieden onze relaties altijd de keuze tussen:

1. Beloning op basis van provisie
Wij ontvangen van de verzekeraar een kostenvergoeding, die onderdeel vormt van de premie die bij u in rekening wordt gebracht. Indien er diensten aan u worden geleverd, waarmee ook extra kosten voor u gemoeid zijn, wordt u hierover vooraf geïnformeerd.

In het tarief van de verzekeraars bij een pensioenregeling is meestal 2% provisie per jaar opgenomen voor het administratief beheer. Deze vergoeding dekt niet de kosten voor de persoonlijke begeleiding en advisering van de medewerkers (inclusief PBS) en het adviestraject ten behoeve van de werkgever. Voor de werkzaamheden die niet onder het administratief beheer vallen kan een aanvullende opslag in het verzekeringstarief worden opgenomen. Het is ook mogelijk deze werkzaamheden op declaratiebasis uit te voeren.

2. Beloning op basis van declaratie
Wij verrichten onze diensten op basis van uren maal tarief. Dat wil zeggen dat wij u op basis van vooraf besproken uurtarieven een factuur sturen voor verrichte werkzaamheden. Voordat wij aan een opdracht beginnen, maken wij desgewenst en inschatting van de dienstverlening en de daaraan verbonden kosten. Bij sommige opdrachten vragen wij een voorschot op de nog te maken kosten. Wij specificeren onze nota’s naar opdracht en het aantal bestede uren.

Onze tariefstelling 2011:

Administratief beheer accountmanager € 125,00 per uur
Administratieve werkzaamheden € 75,00 per uur
Advies aan de medewerker € 125,00 per uur
Advies aan de werkgever € 165,00 per uur
Helft reistijd € 125,00 per uur

Alle tarieven zijn exclusief B.T.W.
De betalingstermijn op onze nota is 8 dagen

10. Onze Kwaliteit

Voor het verlenen van financiële diensten als bedoeld in de Wet op het financieel toezicht (Wft) beschikken wij als WTC over de vereiste vergunning. Het nummer van onze AFM vergunning is 12014547. De complete tekst van de Wft kunt u vinden op de website van het Ministerie van Financiën (www.minfin.nl). Wij zijn aangesloten bij het Klachten instituut financiële dienstverlening. Ons aansluit nummer bij het KIFID is 300.010007. Onze adviseurs bekwamen zich in hun vak via permanente educatie. Wij zijn in het bezit van een beroepsaansprakelijkheidsverzekering. Deze verzekering geeft binnen de grenzen van de polis dekking voor de aanspraken die verband houden met beroepsfouten. Dit geeft u extra zekerheid. Ons BTW nummer is: NL810930705B01. Ons Kamer van Koophandel nummer is 34101046.

11. Beëindiging relatie

U heeft het recht om op elk moment de relatie met ons te beëindigen. U kunt uw verzekeraar verzoeken de lopende verzekeringen over te dragen naar de adviseur van uw keuze. Ook kunnen wij het initiatief nemen om de relatie met u te beëindigen. Totdat u bent overgeschreven naar een andere adviseur, zullen wij uw belangen vertegenwoordigen.

12. Klachten?

Wanneer u niet tevreden bent over onze dienstverlening, vinden wij dat uiteraard heel vervelend. Wij stellen het op prijs wanneer u ons dat laat weten, zodat we serieus werk van uw klacht kunnen maken. Indien u een klacht heeft over onze werkwijze, over de verstrekte informatie, of over de wijze van onze dienstverlening, verzoeken wij u dit zo spoedig mogelijk aan ons door te geven. Na ontvangst én registratie van uw klacht nemen wij binnen twee werkdagen contact met u op. Alle klachten worden onder de verantwoording van de directie van WTC behandeld volgens onze klachtenprocedure. Wanneer wij gezamenlijk niet tot een oplossing kunnen komen, dan kunt u ook terecht bij:
Stichting Klachteninstituut Financiële Dienstverlening (KiFiD)

Postbus 93257
2509 AG Den Haag
0900-3552248
info@kifid.nl
www.kifid.nl

Tevens kunt u zich wenden tot de burgerlijke rechter.

13. Ter afsluiting

Wij hopen u middels deze dienstenwijzer voldoende geïnformeerd te hebben over de adviezen en diensten die wij u kunnen bieden.

De dienstenwijzer is een document waarin naast vergoedingen ook onze inspanning en de zorgplicht geregeld worden. Zowel Westland & Van der Toolen Consultancy als u, de werkgever hebben hier rechten en plichten in.